たとえば、決裁金額などの申請内容に応じて、あらかじめ設定した条件に基づき、承認ルートを自動で選択することが可能です。
例:
・決裁金額が5万円未満の場合:所属部門の課長が決裁
・決裁金額が5万円以上の場合:所属部門の部長が決裁
本機能の設定方法やポイントについて、ご案内いたします。
条件分岐を設定するには、次の2つの設定が必要です。
【条件分岐の設定手順】
手順1.ワークフローの設定で2つ以上のルートを作成
手順2.書類の設定でルートの選択条件を設定
おまけ.その他のルート選択条件
注意.ご利用にあたり
【手順1.ワークフローの設定で2つ以上のルートを作成】
❓ルートとは❓
1つの書類テンプレートには、1つのワークフローを設定できます。
ワークフロー内には複数の「ルート(承認経路)」を設定することができ、同じ書類テンプレートを使用した申請であっても、申請内容に応じて承認経路を自動的に選択させることが可能です。
選択の方法(選択タイプ)としては、「申請者が申請時に選択する」 と 「特定の項目の申請内容に応じて自動で選択する」 がありますが、自動で選択する場合の条件は、「フォーム」で設定されている項目の申請内容を利用することができます。
そのため、ルートの選択条件を設定する場合は、手順2.書類の設定でルートの選択条件を設定 が必要となります。
▼ルートの追加・コピー・削除
各ルートの設定方法の詳細は、 ワークフロー(承認経路)を設定する をご確認ください。
複数のルートを作成する場合は、②ルートのコピー(複製)機能を利用し、必要な修正を加えることで、効率的に設定を進めることができます。
①ルートの追加:ワークフローに新たなルート作成します
②ルートのコピー(複製):ワークフローに既に設定したルートを複製します
③ルートの削除:不必要なルートを削除します
<ルート名のつけ方:利用者画面の見え方>
申請者が申請を上げる前に設定されているルートを確認できるようにしていた場合、確認画面の「ルート」欄に設定したルート名称が表示されます。
どのルートを選択するか、申請者が申請時に選択するようにした場合は、「申請」ボタンをクリックした後のルート選択画面(ポップアップ表示)で、設定したルート名称が表示されます。
【手順2.書類の設定でルートの選択条件を設定】
1つの書類は、「フォーム」と「ワークフロー」を紐づけることで完成します。
ルートの選択タイプは、以下のいずれかで設定することが可能です。
選択タイプ①:申請者が申請時にルートを選択
申請ボタンをクリックするとポップアップが表示され、申請するルートを選択します
選択タイプ②:「フォーム」の特定の項目に入力された申請内容に応じて自動選択
申請ボタンをクリックすると、申請内容に応じてルートが自動選択されます。ルート選択のポップアップは表示されません。
▼選択タイプの設定箇所
ルートの選択条件は、「書類」で設定します。
該当の書類を開き、下方にスクロールすると 「ルート選択条件設定」 のリンクが表示されます。
そのリンクをクリックすると、下方に設定項目が表示されます。
実現したい選択タイプに応じて、ラジオボタンを選択し、「更新」をクリックします。
選択タイプ①:申請者が申請時にルートを選択を設定する場合・・・”ユーザ選択”を選択
選択タイプ②:「フォーム」の特定の項目に入力された申請内容に応じて自動選択を設定する場合・・・”条件により自動選択”を選択
▼自動選択の条件設定の方法
ステップ1.該当の書類で、利用する全てのルートを設定します
選択タイプで ”条件により自動選択” を選択すると、下方に設定項目が表示されます。
「ルート選択条件|一覧」で、「追加」をクリックし、利用する全てのルートを設定していきます。
ステップ2.それぞれのルートが選択される条件を設定します
「ルート選択条件|一覧」の「更新」ボタンをクリックすると、各ルートの選択IDが作成されます。
2-①.条件を設定する ”ルート選択ID” をクリックしします。
2-②.画面下方に「条件|一覧」が表示されるので、「追加」をクリックし、該当のルートが選択される条件を設定していきます。
忘れずに、「更新」をクリックしてください。
2-③「一覧に戻る」で「ルート選択条件|一覧」に戻り、それぞれのルートが選択される条件を設定していきます。(2-②の繰り返し)
【おまけ.その他のルート選択条件】
条件となる項目で、ラジオボタン・チェック ボックス・プルダウン・複数選択プルダウン形式の項目を利用する場合
値には、「フォーム」>「項目設定」で設定した 該当の項目の選択肢の番号 を入力してください。
条件となる項目が、部門選択・社員選択・マスタ選択形式(任意マスタ)の項目を利用する場合
値には、各種マスタで設定した 該当のマスタのコード(部門コード・社員番号・キー)を入力してください。
💡注意💡
以下のような場合は、ルート選択条件設定の変更要否を確認するようなご運用をお願いします。
・フォームの改版により、条件に設定している項目IDが変わった場合(フォームの項目削除や項目IDの変更)
・フォームの改版により、条件に設定している項目の選択肢が変わった場合(フォームのプルダウン・チェックボックスなどの項目の選択肢の変更)
・組織改編や入退社により、部門コードや社員番号を変更した場合
・任意マスタの変更を行った場合
<関連リンク>
申請者よりも役職者が下位の承認者が設定されている場合にスキップする
申請部門により、利用できるルートを制限する