導入の第一歩として、目的と現状の課題を明確にすることが重要です。申請承認業務のどこを改善すればいいかを整理し、自社に合った製品を選ぶ基準を決めましょう。なんのために導入するのか、その目的を明確にし、それを実現するにはどういうことができていればいいのか言語化しましょう。
STEP1＞＞導入の目的と現状の課題を整理
STEP2＞＞業務整理
STEP3＞＞資料請求やデモで導入のイメージとハードルを把握
STEP4＞＞トライアルで操作感を確認し、懸念点を解消
STEP5＞＞導入準備
STEP6＞＞操作方法の周知
STEP7＞＞運用スタート
STEP1＞＞導入の目的と現状の課題を整理
申請承認業務のどこを改善すればいいかを整理し、自社に合った製品を選ぶ基準を決めましょう。
ワークフローを導入する目的を明確にし、その目的を実現するために、何が「できるようになるべきか」を言語化しましょう。
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STEP2＞＞業務整理
ワークフローをうまく導入するためには、事前に業務の流れを整理しておくことが大切です。
事前に業務を可視化しておくことで、業務のムダが見つかりやすくなり、混乱を防ぐことができます。
✅業務整理における留意点
1. 関連部門・関係者の整理
各業務に関わる部署・担当者・承認者を明確にします。
2. 文書・帳票類の確認と整理
ワークフローで扱う書類（申請書・稟議書・報告書など）を確認し、重複している書式や不要な項目がないかをチェックします。
3. 業務ルール・承認フローの明確化
承認ステップ、権限設定、例外対応ルールなどを定義しておきます。
4. 改善の優先順位付け
まずは業務量が多い・ミスが多い・属人化している業務から優先的に対応するのが効果的です。
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STEP3＞＞資料請求やデモで導入のイメージとハードルを把握
資料請求やデモを通して導入のハードルを洗い出しましょう。
導入を検討している多くの企業は、資料請求やデモを活用しています。
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※デモの際のポイント※
最も利用される書類や、承認経路や様式が複雑な書類をイメージしながら適用可否をヒアリングしましょう。
STEP4＞＞トライアルで操作感を確認し、懸念点を解消
トライアルを利用することで、実際の操作感を確認できます。デモや資料請求を通して発生した懸念点を試しながら解消できます。まずは操作感を把握することが第一歩なのでシンプルな書類から始めてみましょう。
不明点や不安がある場合は、、お気軽に個別相談会にお申込みください
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※トライアルの際のポイント※
トライアルはシンプルな書類から始め、複雑な書類はメーカーにヒアリングをしてトライアル期間を有効活用しましょう。
STEP5＞＞導入準備
①システム利用準備
自社の運用に合ったシステムが見つかったら、いよいよ導入のステップに入ります。
このとき、一度にすべての業務を電子化するのではなく、業務整理で判明した、量の多い書類、繁忙が近い業務の書類で段階的に進めるのが効果的です。
②規定改正
稟議規定や文書管理規定、印鑑管理規定など、各種規定で変更が必要な内容がある場合は、改正を行います。
STEP6＞＞操作方法の周知
従業員への周知をしっかり行いましょう。
事前に利用者に対してシステム概要・操作方法・保存ルールなどを周知徹底することが重要です。
操作マニュアルの配布や社内研修会の実施、サポート体制を整備しておきましょう。
STEP7＞＞運用スタート
✅運用中の留意点
1. 利用状況の定期確認
システムの利用状況や問題点をモニタリングし、必要に応じて改善を図りましょう。
2. 現場からのフィードバック収集
現場の声を積極的に聞き、使いにくい点や改善案を取り入れることで、より使いやすい環境を作れます。
3. 段階的な業務拡大
問題が少ないことを確認してから徐々に範囲を広げていくのがおすすめです。
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