社員がどの部門に所属しているかを管理する「所属情報」の設定方法について説明します。所属情報は、兼務などの複数部門への所属を管理する際に重要なマスタデータです。
所属とは
所属とは、社員がどの部門に所属しているかを判断するために、部門と社員を紐付けた情報です。所属情報は社員情報登録時に自動で設定されますが、1人の社員が複数の部門に所属する場合（兼務）などは、別途設定が必要になります。
1. 所属をまとめて登録する（Excelインポート）
多数の所属情報を一度に登録・更新する場合に便利です。
- 管理メニューから「所属」をクリックします。
- 「インポートフォーマットダウンロード」ボタンを押し、専用のExcelファイルをダウンロードします。
- ダウンロードしたExcelファイルの「所属情報（登録用）」シートに、以下の情報を入力します。
- 世代ID: 所属情報を登録する世代のID。未入力の場合は最新の世代に登録されます。
- 部門コード（必須）: 所属先部門のコード
- 役職コード: 担当する役職のコード
- ユーザID（必須）: 対象社員のユーザID
- 主所属フラグ: 複数の所属を兼務する場合に、主に所属するデータに"true"を設定してください。社員ごとにひとつだけ設定されます。
- 「一括インポート」ボタンをクリックし、作成したExcelファイルをアップロードします。
- 「インポート」ボタンを押すと、所属情報が一括で登録されます。
2. 所属を一件ずつ登録する
個別の所属情報を登録・更新する場合に利用します。兼務情報の設定によく使用されます。
- 管理メニューから「所属」をクリックします。
- 「新規作成」ボタンを押すと、新規作成画面が表示されます。
- 以下の項目を入力します。
- 部門コード（必須）: 所属先部門のコード
- 役職コード: 対象社員の役職コード
- ユーザID（必須）: 対象社員のユーザID
- 主所属フラグ: 主所属の場合はチェックを入れます
- 「登録」ボタンを押して、所属情報を保存します。
兼務設定のポイント
- 兼務情報を登録する場合は、「主所属フラグ」のチェックを外して登録してください。
- 主所属フラグは、社員ごとに必ずひとつだけ設定する必要があります。
- 社員マスタの部門・役職を更新した場合は、社員マスタで変更した所属情報が主所属となります。
まとめ
所属情報を正確に設定することで、兼務を含む組織構造を適切に管理できます。特に、ワークフローの承認ルート設定や書類の参照権限管理において重要な役割を果たしますので、組織の実情に合わせて設定しましょう。