Styleflowを利用する全社員の情報を登録する方法について説明します。
社員情報は、ワークフローの申請者や承認者として利用される重要なマスタデータです。
部門情報と同様に、Excelでの一括登録と、画面からの個別登録が可能です。
1. 社員情報をまとめて登録する（Excelインポート）
新入社員の追加や年度初めの一括更新など、多くの社員情報を一度に登録する場合に便利です。
- 管理メニューから「社員」をクリックします。
- 「インポートフォーマットダウンロード」ボタンを押し、専用のExcelファイルをダウンロードします。
- ダウンロードしたExcelファイルの「社員情報（登録用）」シートに、以下の情報を入力します。
- ユーザID（必須）: ログインIDとなる一意のID（30文字以内）。
- 社員番号: 社員番号。未入力の場合はユーザIDと同じ値が登録されます。
- 社内漢字氏名（必須）: システム上で表示される氏名（50文字以内）。
- 所属コード（必須）: 所属する部門のコード。
- 役職コード: 担当する役職のコード。
- メールアドレス: 通知などに利用するメールアドレス。
- 退職フラグ: 退職済みの場合は`true`を入力。
- その他、必要に応じてカナ氏名、性別、生年月日、入社年月日などを入力します。
- 「一括インポート」ボタンをクリックし、作成したExcelファイルをアップロードします。
- 「インポート」ボタンを押すと、社員情報が一括で登録されます。
2. 社員を一件ずつ登録する
個別の社員情報を登録・更新する場合に利用します。
- 管理メニューから「社員」をクリックします。
- 「新規作成」ボタンを押すと、新規作成画面が表示されます。
- ユーザID、氏名、所属などの必須項目を含む各情報を入力します。
- プロフィール画像を登録すると、承認状況一覧などで顔写真が表示され、視認性が向上します。
- 「登録」ボタンを押して、社員情報を保存します。
まとめ
社員情報を正確に登録・管理することで、適切な承認ルートの設定やスムーズなコミュニケーションが可能になります。
特に、所属部門や役職、メールアドレスはワークフローの根幹に関わるため、常に最新の状態に保つようにしましょう。