Styleflowを利用する上で基本となる、社員が所属する部門情報の設定方法について説明します。
部門情報は、Excelファイルを使って一括で登録する方法と、システム画面から一件ずつ登録する方法があります。組織の規模や状況に合わせて、最適な方法を選択してください。
事前準備
部門情報を登録するには、以下のマスタデータを事前に登録しておく必要があります：
- 世代情報：部門を管理するための世代設定
1. 部門とは
部門とは、社員が所属する組織単位のことです。Styleflowでは、部門ごとにワークフローの承認ルートを設定したり、書類の参照権限を管理したりすることができます。正確な部門設定は、システムを円滑に運用するための第一歩です。
2. 部門情報をまとめて登録する（Excelインポート）
多数の部門を一度に登録する場合は、Excelファイルを利用した一括インポートが便利です。
- 管理メニューから「部門」をクリックします。
- 「インポートフォーマットダウンロード」ボタンを押し、専用のExcelファイルをダウンロードします。
- ダウンロードしたExcelファイルの「部門情報（登録用）」シートに、以下の情報を入力します。\n
- 世代ID: 部門を登録する世代のID。未入力の場合は最新の世代に登録されます。
- 部門コード（必須）: 部門を識別するための一意のコード（20文字以内）。
- 部門名（必須）: システム上で表示される部門の名称（50文字以内）。
- 部門名（正式）: 部門の正式名称（100文字以内）。
- 階層（必須）: 部門の階層レベル。最上位は「1」、最大「10」まで設定可能です。
- 親部門コード: 上位階層の部門コード。階層が「2」以上の場合は必須です。
- 「一括インポート」ボタンをクリックし、作成したExcelファイルをアップロードします。
- 「インポート」ボタンを押すと、処理が実行され部門情報が登録されます。
3. 部門を一件ずつ登録する
部門の追加や軽微な修正の場合は、画面から直接登録するのが簡単です。
- 管理メニューから「部門」をクリックします。
- 「新規作成」ボタンを押すと、画面右側に詳細入力欄が表示されます。
- 以下の項目を入力し、「登録」ボタンを押します。
- 部門コード（必須）
- 部門名（必須）
- 部門名（正式）
- 階層
- 親部門名
まとめ
部門情報を正しく設定することで、ワークフローの承認ルート設定や権限管理がスムーズに行えるようになります。
まずは、自社の組織構造に合わせて基本となる部門情報を登録しましょう。