📋 この記事の概要
Styleflowのチャット通知機能（Slack、Teams、LINE WORKS、Chatwork等）で送信される通知メッセージは、ワークフローのメール設定に基づいて生成されます。この仕組みと設定方法について詳しく説明します。
📧 チャット通知とワークフローメール設定の関係
Styleflowのチャット通知機能で送信されるメッセージは、ワークフローのメール送信設定を基に自動生成されます。
基本的な仕組み
- メッセージ内容： ワークフローで設定したメールタイトル・本文をベースとして使用
- 送信タイミング： ワークフローのメール送信設定で指定したタイミングで通知
- 送信対象： チャット通知設定を有効にしているユーザーにのみ送信
- 予約語対応： メール設定で使用可能な予約語がチャット通知でも利用可能
⚠️ 重要なポイント
メール設定が必須： チャット通知を送信するには、対応するワークフローのステータス遷移でメール送信設定が有効になっている必要があります。
メッセージ同期： メール設定を変更すると、チャット通知のメッセージ内容も自動的に変更されます。
🔧 ワークフローメール設定とは
ワークフローのメール設定は、申請・承認・回覧・却下・完了時に自動でメール通知を送信する機能です。
メール設定の基本構成
設定場所
- ワークフロー設定画面： 管理メニュー → ワークフロー設定
- ステータス遷移選択： メール送信したいステータス遷移を選択
- メール送信タブ： 「ステータス遷移を設定」画面の「メール送信」タブで設定
主要な設定項目
| 設定項目 | 説明 | チャット通知への影響 |
|---|---|---|
| 申請者・代理申請者にメールを送信する | 申請者・代理申請者へのメール送信可否 | 申請者・代理申請者のチャット通知送信可否 |
| 承認者にメールを送信する | 承認者へのメール送信可否 | 承認者のチャット通知送信可否 |
| 回覧者にメールを送信する | 回覧者へのメール送信可否 | 回覧者のチャット通知送信可否 |
| 任意のアドレスにメールを送信する | 任意のアドレスへのメール送信可否 | なし |
| メールタイトル | 送信されるメールの件名 | チャット通知のメッセージタイトル |
| メール本文 | 送信されるメールの本文 | チャット通知のメッセージ本文 |
📝 メッセージ内容のカスタマイズ
チャット通知のメッセージ内容をカスタマイズするには、ワークフローのメール設定でメールタイトル・本文を編集します。
予約語の活用
利用可能な予約語
| 予約語 | 説明 | 使用例 |
|---|---|---|
{userid} |
操作したユーザーのユーザーID | {userid}さんが申請しました |
{username} |
操作したユーザーの氏名 | {username}さんからの申請です |
{domainid} |
ドメインのID | ドメイン：{domainid} |
{comment} |
操作時に入力されたコメント | コメント：{comment} |
{statusName} |
操作のステータス名 | ステータス：{statusName} |
申請書項目の活用
💡 申請書項目を通知に含める方法
申請書の特定項目をチャット通知に含めるには、フォーム項目のIDを使用します：
- 書式：
{項目ID.value} - 使用例：
{f_apply_title.value}→ 件名{f_apply_date.value}→ 申請日{f_amount.value}→ 金額
⚙️ チャット通知設定の手順
チャット通知を有効にするための基本的な設定手順を説明します。
ステップ1: ワークフローメール設定
メール設定の有効化
- ワークフロー設定画面： 管理メニューからワークフロー設定を開く
- ステータス遷移選択： 通知したいステータス遷移を選択
- メール送信設定： 「メール送信」タブで必要な送信先にチェック
- メッセージ設定： メールタイトル・本文を設定
- 設定保存： 「保存」ボタンで設定を保存
ステップ2: 個人のチャット通知設定
利用者による設定
- 基本情報画面： 各利用者が基本情報メニューから社員情報を開く
- チャット設定： 使用したいチャットツールの設定を有効化
- 認証・設定： 各チャットツールに応じた認証情報・設定を入力
- テスト通知： 設定確認のためテスト通知を実行
🔄 通知送信のタイミング
チャット通知が送信されるタイミングは、ワークフローのメール設定と完全に連動します。
操作別の通知パターン
| 操作タイプ | 通知対象 | メール設定での制御項目 |
|---|---|---|
| 申請 | 承認者・回覧者 | 「遷移先ステータスの承認者にメールを送信」「遷移先ステータスの回覧者にメールを送信」 |
| 承認 | 申請者・次の承認者・回覧者 | 「申請者にメールを送信」「遷移先ステータスの承認者にメールを送信」「遷移先ステータスの回覧者にメールを送信」 |
| 却下 | 申請者・指定承認者 | 「申請者にメールを送信」「却下先ステータスの承認者にメールを送信」 |
| 完了 | 申請者・過去の承認者 | 「申請者にメールを送信」「今までの承認者にメールを送信」 |
| 回覧済み | 申請者・任意設定 | 「申請者にメールを送信」「任意のメールアドレスにメールを送信」 |
🛠️ トラブルシューティング
チャット通知が届かない場合
❌ よくある問題と解決法
| 問題 | 考えられる原因 | 解決策 |
|---|---|---|
| チャット通知が全く届かない | ワークフローのメール設定が無効 | 対応するステータス遷移のメール送信設定を確認・有効化 |
| 一部のユーザーに届かない | 個人のチャット設定が無効 | 該当ユーザーのチャット通知設定を確認 |
| メッセージ内容が期待と異なる | メールタイトル・本文設定の問題 | ワークフローのメール設定でタイトル・本文を修正 |
| 予約語が正しく展開されない | 予約語の記述ミス | 予約語の書式（{変数名}）を正確に記述 |
設定確認のチェックリスト
✅ 設定確認ポイント
- ワークフロー側：
- 対象ステータス遷移でメール送信設定が有効か
- 送信対象（申請者・承認者・回覧者）にチェックが入っているか
- メールタイトル・本文が設定されているか
- 個人設定側：
- チャット通知設定が「する」になっているか
- 各チャットツールの認証情報が正しく設定されているか
- テスト通知が正常に動作するか
- 管理者設定側：
- 各チャットツールとの連携設定が完了しているか
- 認証期限が切れていないか（LINE WORKS等）
📞 サポート情報
お問い合わせ先
- ワークフロー設定： Styleflow管理者またはマスタ管理者
- 個人のチャット設定： 各利用者による自己設定
- システム全般： Styleflowサポート窓口
関連マニュアル
- ワークフロー設定： 【Styleflow】操作マニュアル-ワークフロー設定
- チャット通知： 【Styleflow】操作マニュアル-チャット通知
- 管理者向け： 【Styleflow】操作マニュアル-チャット通知_管理者向け
🎓 まとめ
チャット通知とワークフローメール設定の重要性
チャット通知機能を効果的に活用するためには、以下の点を理解することが重要です：
- 連動性： チャット通知はワークフローのメール設定に完全依存
- 一元管理： メール設定を変更すればチャット通知も自動的に変更
- 柔軟性： 予約語や申請項目を活用した詳細なメッセージカスタマイズが可能
- 段階設定： ワークフロー設定→個人設定の順番で設定が必要