申請者本人が操作できない場合でも、別のユーザーが代わりに申請を行える「代理申請」機能があります。本記事では、代理申請が利用できる条件や具体的な手順、利用時の注意点について分かりやすく説明します。
１．代理申請とは
代理申請とは、本人に代わって別のユーザーが起案・申請を行うことです。
主な利用シーン
申請者が不在（出張・休暇・病欠など）
IT操作が難しい利用者の補助
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期限が迫っている申請への対応
なお、代理申請はシステム上の機能として提供されており、管理者がフォームの「申請者」情報の編集を可能としている場合にのみ利用できます。※標準では編集可能な状態となっています
２．代理申請の方法
代理申請は、通常の申請とほぼ同じ手順で行えます。
方法としては、以下の2パターンがあり、いずれの場合も、代理申請者および代理元の申請者の双方で承認状況を確認できます。
方法①：代理申請者が起案から申請までを行う
①-１．該当の書類を選択します
①-２．申請内容の「申請者」情報の虫眼鏡アイコンをクリックし、代理元申請者に変更します
①-３．その他の内容を入力し、「申請」ボタンをクリックします
※承認経路※
承認経路において、「申請者の所属部門×役職」などの条件が設定されている場合は、代理元申請者の所属部門における該当役職者へ承認依頼が送信されます。
※承認状況の確認※
代理申請者および代理元申請者のアカウントでログインすると、双方の「申請書類一覧」から承認状況を確認できます。
※承認証跡の表示※
申請内容の「申請者」情報には代理元申請者の氏名が表示されます。一方、申請データの「承認状況一覧」には、代理申請者の氏名が表示されます。
方法②：代理申請者が起案をし、代理元申請者が内容確認のうえ申請を行う
②-１．該当の書類を選択します
②-２．申請内容の「申請者」情報を、代理元申請者に変更します
②-３．その他の内容を入力し、「保存」ボタンをクリックします
※承認経路※
承認経路において、「申請者の所属部門×役職」などの条件が設定されている場合は、代理元申請者の所属部門における該当役職者へ承認依頼が送信されます。
※承認状況の確認※
代理申請者および代理元申請者のアカウントでログインすると、双方の「申請書類一覧」から承認状況を確認できます。
※承認証跡の表示※
申請内容の「申請者」情報および、申請データの「承認状況一覧」には、代理元申請者の氏名が表示されます。
３．利用時の注意
代理申請の最終的な申請内容の責任は、申請者本人に帰属します
申請後の修正や取り消しは、通常の申請と同様の制限があります
組織ルールによっては、代理申請ができない場合があります
４．管理者の方へ
申請者情報は、標準設定では、起案時にログインしているユーザーの情報が自動的に入力されます。
代理申請を想定した運用として、自動入力を行わない設定にする方法や、申請時に注意喚起のポップアップを表示する方法があります。
代理申請の利用頻度や運用ルールに応じて、適切な設定をご検討ください。
①申請者情報の自動入力を行わないようにする方法
設定は、「フォーム」で実施します。
①-１．該当のフォームの設定画面を表示します
①-２．「項目設定」ボタンをクリックします
①-３．「申請者（ID：f_apply_user_id）」項目の「編集」ボタンをクリックします
①-,４．「初期値」に {empty} と入力し、「更新」ボタンをクリックします
②申請時に注意喚起のポップアップを表示する方法
▼「申請」ボタンクリック後の利用者画面
設定は、「ワークフロー」で実施します。
②-１．該当のワークフローの設定画面を表示します
②-２．ステータス遷移「申請」のレンチアイコンをクリックします
②-３．「確認メッセージ」に注意喚起分を入力し、「保存」をクリックします
▼サンプルメッセージ
代理申請を行う場合は、「申請者」項目に代理元申請者が入力されていることを確認してください。
②-４．ワークフローの「更新」ボタンをクリックします
関連：指定できる代理元申請者を制限する方法
起案者が、「申請者（ID：f_apply_user_id）」情報を編集する際に選択できる従業員の範囲を、代理申請者の所属部門に制限することが可能です。
設定は、「フォーム」で実施します。
関連-１．該当のフォームの設定画面を表示します
関連-２．「項目設定」ボタンをクリックします
関連-３．「申請者（ID：f_apply_user_id）」項目の「編集」ボタンをクリックします
関連-,４．「参照部門範囲」で "申請者所属部門" を選択し、「更新」ボタンをクリックします
補足：代理申請を不可とする方法
代理申請を不可とする場合は、「申請者（ID：f_apply_user_id）」項目の編集ができないように設定します。
設定は、「フォーム」で実施します。
補足-１．該当のフォームの設定画面を表示します
補足-２．「項目設定」ボタンをクリックします
補足-３．「申請者（ID：f_apply_user_id）」項目の「編集」ボタンをクリックします
補足-,４．「編集タイプ」で "編集不可" を選択し、「更新」ボタンをクリックします