申請や承認時などステータスが遷移したタイミングで申請者、承認者、回覧者、任意のメールアドレスに通知できます。
前提として、管理メニュー>社員マスタ、または、基本情報より各ユーザのメールアドレスが設定されている必要があります。
設定手順は以下の通りです。
1. メール送信を行いたい「ステータス遷移」(承認や却下など)を選択し、「レンチ」アイコンを押下します。
2. 「ステータス遷移を設定」から「メール送信」タブを押下し、登録内容を入力し保存します。
※メール設定画面における設定項目の詳細は以下となります。
申請者にメールを送信する |
申請者にメールを送信する場合はチェックを付けてください。 |
代理申請者にもメールを送信する |
代理申請者にメールを送信する場合はチェックを付けてください。 |
遷移先ステータスの承認者、完了時は今までの承認者にメールを送信する(※1) |
設定するステータス遷移のタイミングで承認者へメールを送信したい場合はチェックを入れてください。 完了へのステータス遷移時は、一度でも承認された承認者全員(回覧者と承認者再設定で削除された承認者は除く)にメールが送信されます。 |
遷移先ステータスの回覧者にメールを送信する(※1) |
申請時または承認時に回覧者へメールを送信する場合はチェックを付けてください。 |
任意のメールアドレスにメールを送信する | 申請データの回付関係者以外にメールを送りたい場合はチェックを付けてください。 |
メール本文に申請書類へのURLを記載する | メールの本文に申請書類へのURLを記載したい場合はチェックを付けてください。 |
編集状態 | メール本文に記載される対象申請データ画面のURLを開いたときの編集タイプを選択してください。 |
メールタイトル | 送信するメールのタイトルを入力してください。 |
メール本文 | 送信されるメールの本文を入力してください。 |
メールアドレス | 「任意のメールアドレスにメールを送信する」にチェックを入れている場合、宛先となるメールアドレスを入力してください。 |
このルートのすべての「〇〇」に設定をコピー | ルート内の同じステータス遷移に設定をコピーできます。例えば、「承認」が複数存在する場合、入力の手間を省くことができます。 |
※1 設定するステータス遷移によって文言が変わります。
例:ステータス遷移「却下」にメール設定をする場合
「却下先ステータスの承認者(回覧者)にメールを送信する」となります。
また、上記で設定した内容をSlackやChatwork、Teams、LINE WORKSなどのチャットアプリを介して通知することも可能です。