kintone連携機能が設定された書類では、申請時にkintoneのレコードを選択して更新したり、新規レコードを登録したりできます。申請・承認完了時に自動的にkintoneにデータが反映されるため、二重入力を防ぎ効率的な業務を実現できます。
🚨 利用前の重要事項
- 管理者による設定：kintone連携機能は管理者が事前に設定する必要があります
- 虫眼鏡アイコン：連携対象項目には虫眼鏡アイコンが表示されます
- 自動反映：承認完了時に自動的にkintoneにデータが反映されます
📊 kintone連携の基本的な仕組み
kintone連携では、2つの利用パターンがあります。
💡 連携パターン
- 📝 新規登録：kintoneのレコードを選択せずに申請・承認を完了 → 新規レコードが作成される
- 🔄 既存更新：kintoneのレコードを選択して申請・承認を完了 → 選択したレコードが更新される
🔄 既存レコードを更新する方法
kintoneの既存レコードを選択してデータを更新する手順を説明します。
Step1：申請画面の確認
- kintone連携が設定されている書類の新規作成画面を開く
- 管理者が設定した「更新レコード選択項目」に虫眼鏡アイコン🔍が表示されていることを確認
Step2：kintoneレコードの選択
- 虫眼鏡アイコン🔍をクリック
- kintoneアプリのレコード一覧画面が表示される
- 更新したいレコードのレコード番号をクリック
Step3：データの自動転記確認
- 選択したkintoneレコードのデータが、管理者が紐づけ設定した申請画面の項目に自動転記される
- 転記されたデータを確認し、必要に応じて編集する
Step4：申請・承認完了
- 必要な項目を入力・編集して申請を提出
- 承認が完了した時点で、入力内容に基づいて選択したkintoneレコードが自動更新される
📝 新規レコードを登録する方法
kintoneに新しいレコードを作成する手順を説明します。
新規登録の手順
- kintone連携が設定されている書類の新規作成画面を開く
- 虫眼鏡アイコンからkintoneレコードを選択しない
- kintoneの項目と紐づけられた更新内容項目にデータを入力
- 申請を提出し、承認を完了させる
- 承認完了時に入力内容がkintoneの新規レコードとして自動登録される
💡 新規登録のポイント
- 虫眼鏡アイコンがある場合でも、レコードを選択しなければ新規登録になります
- 更新内容項目として設定された項目に入力した内容がkintoneに反映されます
⚠️ 連携時の注意事項
更新が実行されない場合
🔴 以下の場合、更新処理が実行されず新規登録になります
- 更新レコード選択項目が申請画面に表示されていない
- 選択したkintoneレコードが申請〜承認の間に削除された
連携エラーが発生する場合
⚠️ 以下の場合、連携に失敗することがあります
- 登録・更新するkintone項目に不正な値を入力した場合
- kintone側で項目の制限（文字数制限、必須項目など）に違反した場合
- 設定されたkintone項目がアプリから削除されていた場合
🔍 連携項目の確認方法
申請データでkintone連携の設定内容や連携結果を確認できます。
連携情報の確認手順
- 確認したい申請データの詳細画面を開く
- 画面右上のアイコンを押下し、「kintoneリンク」を選択
- 連携情報が確認できるポップアップ画面が表示される
連携情報の表示内容
| 項目名 | 表示内容 |
|---|---|
| アプリ名 | 連携対象のkintoneアプリ名 |
| 連携可否 | OK：連携可能 / NG：連携不可 |
| 設定不備項目 | あり：設定に不備がある項目が存在 / なし：問題なし |
| 連携結果 | 登録：新規作成 / 更新：既存更新 / 失敗：連携エラー |
詳細な項目確認
- アプリ名のリンクをクリックすると、より詳細な連携項目情報が表示されます
- 各kintone項目とStyleflow項目の紐づけ状況を確認できます
- 承認完了後は、実際にkintoneに反映された値を確認できます
💡 よくある質問
Q1：虫眼鏡アイコンが表示されない
A1：管理者による設定が必要です。以下の可能性があります：
- kintone連携機能が有効化されていない
- 更新レコード選択項目が適切に設定されていない
- 項目の入力形式が対応していない
Q2：レコード選択後にデータが転記されない
A2：項目の紐づけ設定を確認してください：
- 管理者が項目の紐づけを正しく設定しているか
- 転記先の項目がフォームレイアウトに表示されているか
- kintoneとStyleflowの項目形式が対応しているか
Q3：承認完了後にkintoneに反映されない
A3：連携情報を確認してください：
- 「kintoneリンク」から連携結果を確認
- 連携結果が「失敗」の場合は管理者に相談
- 入力値がkintoneの制限に違反していないか確認
🎯 効率的な利用のコツ
🔑 活用ポイント
- 事前確認：申請前に虫眼鏡アイコンの有無を確認
- 正確な選択：レコード選択時は番号と内容を慎重に確認
- データ確認：転記されたデータは必ず内容を確認してから申請
- 結果確認：承認完了後は連携結果を必ず確認
- 管理者連携：不明な点は管理者に積極的に相談
🎯 まとめ
kintone連携機能を活用することで、申請業務とデータ管理を効率化できます。
📝 利用時の重要ポイント
- 虫眼鏡アイコンの確認：連携機能が有効かどうかの指標
- 適切なレコード選択：更新か新規登録かを意識した操作
- データの事前確認：転記内容の正確性を確認
- 結果の確認：承認完了後の連携結果を必ずチェック