Styleflowのワークフロー承認完了時に、Box（クラウドストレージサービス）に申請データのPDFファイルを自動アップロードする機能について詳しく説明します。Box連携により、承認済み書類の効率的な保管と共有が可能になります。
📦 Box連携機能の概要
Box連携機能は、承認完了時に申請データを自動的にBoxフォルダにアップロードする機能です。
💡 Box連携のメリット
- 自動保管：承認完了と同時に自動でBoxにファイルが保存されます
- 効率的な共有：Boxの共有機能を活用して関係者とファイルを共有できます
- バックアップ：申請データの安全な保管場所として機能します
- ファイル添付対応：申請時に添付したファイルも一緒にアップロードされます
- 否決時対応：設定により否決時にもアップロードが可能です
⏰ アップロードのタイミング
アップロード実行タイミング：
- 承認完了時：ワークフローが最終承認まで完了した時点
- 否決時：否決時アップロード設定を有効にしている場合
📄 アップロード対象ファイル
| ファイル種類 | 説明 |
|---|---|
| 申請データPDF | 申請内容をPDF化したファイル（必須） |
| 添付ファイル | 入力形式「ファイル」で添付されたファイル（該当時のみ） |
🔧 Box連携の2つの方式
📋 連携方式の種類
Box連携機能には以下の2つの方式があります：
1️⃣ 事前設定によるBox連携
📂 概要
- 管理者が事前に設定したフォルダへ申請データをアップロードします
- Boxとの認証設定と機能設定は管理者が行います
- 設定できるフォルダは管理者が認証に使用したBoxアカウントで閲覧できるフォルダです
2️⃣ 申請時フォルダ選択によるBox連携
🎯 概要
- 申請時に指定したフォルダへ申請データをアップロードします
- Boxとの認証設定は一般ユーザ、機能設定は管理者が行います
- 申請時に指定できるフォルダは申請者の個人認証に使用したBoxアカウントで閲覧できるフォルダです
📝 重要な注意点
両方の機能が設定されている場合は、「申請時フォルダ選択によるBox連携」が優先されます。
🔧 Box連携を始める前の準備
📋 事前準備チェックリスト
- ✅ Boxアカウント：管理者または利用者がBoxアカウントを所有していること
- ✅ Boxプラン：「Business Plus」以上のBoxプランを推奨
- ✅ フォルダ作成：アップロード先となるBoxフォルダの準備
- ✅ 権限確認：対象フォルダへの適切なアクセス権限の設定
- ✅ 連携方式決定：事前設定型か申請時選択型かの選択
📁 アップロード後のフォルダ構成
📂 フォルダ作成ルール
Boxにファイルがアップロードされると、以下のような構成で保存されます：
指定フォルダ/
└── 管理ID_フォルダ/
├── 申請データ.pdf
└── 添付ファイル（存在する場合）
└── 管理ID_フォルダ/
├── 申請データ.pdf
└── 添付ファイル（存在する場合）
🎯 まとめ
Box連携機能により、承認済み申請データの効率的な管理と共有が実現できます。
🔑 次のステップ
- 使用する連携方式（事前設定型 or 申請時選択型）を決定
- Boxアカウントとフォルダの準備
- 該当する設定手順の記事を参照して設定を実施