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申請時のBox連携機能を利用するには？

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📋 この記事の概要

申請時にBox連携機能を使用する利用者向けの操作ガイドです。Box個人認証の設定、申請時のフォルダ選択・作成、アップロード失敗時の再アップロード方法について詳しく説明します。

 

🔑 Box個人認証の設定

申請時にBoxフォルダを選択・作成する機能を利用するには、まずBox個人認証の設定が必要です。

⚠️ 重要な確認事項

管理者制御中の場合： 基本情報画面のBox設定状況が「管理者制御中」と表示されている場合は、管理者にお問い合わせください。管理者が「管理者認証のみ利用する」機能を有効にしているため、個人の認証機能が制限されています。

設定手順

ステップ1: 基本情報画面へアクセス

  1. サイドバーから選択：「基本情報」メニューをクリック
  2. Box連携項目を確認：画面内のBox設定項目を探す

ステップ2: Box連携を有効化

  1. チェックボックスを選択：「Box連携」にチェックを入れる
  2. 設定を保存：「更新」ボタンをクリック

ステップ3: Box認証の実行

  1. 認証ボタンをクリック：「Boxの認証をする」ボタンを押下
  2. Boxログイン画面で認証：
    • 自身が所有するBoxアカウントのログイン情報を入力
    • 「承認」ボタンをクリック
  3. アクセス許可：「Boxへのアクセスを許可」ボタンをクリック
  4. 認証完了確認：
    • 「閉じる」ボタンをクリック
    • ページを再読み込み
    • 「Box認証ステータス」が「連携済み」になっていることを確認

📝 Boxアカウントについて

注意事項： Boxアカウントを持っていない場合は、事前にBoxアカウントを作成してください。

推奨事項： 会社で使用するBoxアカウントを使用することを推奨します。

 

📁 申請時のBoxフォルダ選択

申請時にアップロード先のBoxフォルダを自由に選択できる機能です。

利用条件

  • 管理者設定完了：管理者が申請時フォルダ選択機能を有効にしている
  • 個人認証完了：Box個人認証が「連携済み」状態
  • 対象書類：申請時フォルダ選択機能が設定された書類

操作手順

  1. 申請画面を開く：対象書類の新規作成画面にアクセス
  2. フォルダ選択アイコンを確認：Boxフォルダ参照アイコンが表示されることを確認
  3. フォルダ選択画面を開く：Boxフォルダ参照アイコンをクリック
  4. フォルダを選択：
    • Boxフォルダ選択画面が表示される
    • アップロード先のフォルダを選択
    • 「✓」ボタンをクリックして確定
  5. 申請を完了：通常の申請手順を続行

📂 表示されるフォルダについて

表示範囲： Boxフォルダ選択画面に表示されるフォルダは、申請者のBox認証に使用したBoxアカウントで閲覧できるフォルダのみです。

アップロードタイミング： 承認完了時に選択したフォルダに申請データがアップロードされます。

 

➕ 申請時のBoxフォルダ作成

申請時に新しいBoxフォルダを作成し、そのフォルダをアップロード先として指定できる機能です。

操作手順

  1. 申請画面を開く：対象書類の申請画面にアクセス
  2. フォルダ選択画面を開く：Boxフォルダ参照アイコンをクリック
  3. 新規フォルダ作成を選択：
    • Boxフォルダ選択画面で「+」をクリック
    • 「新規フォルダ」を選択
  4. フォルダ名を入力：
    • 作成したいフォルダ名を入力
    • 「作成」ボタンをクリック
  5. 作成フォルダを選択：
    • 新規作成されたフォルダを確認
    • 作成したフォルダを選択
    • 「✓」ボタンでアップロード先として確定

💡 フォルダ作成のポイント

  • 作成場所：現在表示している場所に新しいフォルダが作成されます
  • 命名規則：分かりやすいフォルダ名を付けることを推奨します
  • 権限：作成者のBoxアカウントの権限に従ってフォルダが作成されます

 

📤 Boxアップロード後の確認

申請データのBoxアップロード後の確認方法について説明します。

📁 アップロードされるファイル構成

標準設定の場合：
指定フォルダ/
└── 管理ID/
       ├── 申請データ.pdf
       └── 添付ファイル（存在する場合）
件名をフォルダ名とする設定の場合：
指定フォルダ/
└── 件名_管理ID/
       ├── 申請データ.pdf
       └── 添付ファイル（存在する場合）

 

アップロード時の注意事項

項目制限事項対処法
フォルダ名の文字制限「¥」「/」文字は使用不可件名からこれらの文字を除去
PDFファイル名の長さ255バイト超過時は自動調整自動的に「管理ID」のみになる
アップロード失敗ネットワークエラー等再アップロード機能を使用

 

🔄 Boxアップロード失敗時の再アップロード

Boxへのアップロードが失敗した場合の再アップロード手順です。

⚠️ 再アップロードの制限事項

  • アップロード先固定： 失敗当時のアップロード先に再アップロードされます
  • フォルダ変更不可： 再アップロード時にアップロード先フォルダを変更することはできません
  • 実行可能者： 申請者、代理申請者、所管管理者が実行可能です

 

再アップロード手順

ステップ1: 対象申請の確認

  1. 申請書類一覧へアクセス：「申請書類｜一覧」を開く
  2. 失敗申請を特定：Boxアップロードに失敗した申請データを探す
  3. 詳細画面を開く：対象申請の詳細画面にアクセス

ステップ2: 再アップロードの実行

  1. アクションメニューを開く：詳細画面右上のアクションプルダウンをクリック
  2. 再アップロードを選択：「Box再アップロード」リンクボタンをクリック
  3. 内容確認：再アップロード画面でアップロード情報を確認
  4. 実行開始：「再アップロード」ボタンをクリック

ステップ3: 結果確認

  1. 処理モーダルの確認：再アップロード処理中のモーダルが表示される
  2. 完了メッセージの確認：
    • 成功時： 「再アップロードが完了しました」と表示
    • 失敗時： 「再アップロード中にエラーが発生しました」と表示
  3. Box上での確認：成功した場合はBox上でファイルを確認

再アップロード失敗時の対処法

🚨 失敗時の対応

  1. エラー内容確認：失敗履歴のエラー内容を確認
  2. 問題の改善：エラー原因に応じた対策を実施
  3. 再実行：改善後に再度再アップロード手順を実行
  4. 手動アップロード：システムでの再アップロードが困難な場合は、Boxの対象フォルダに直接ファイルをアップロード

 

よくある失敗原因と対処法

失敗原因症状対処法
認証期限切れ認証エラーが発生Box個人認証を再実行
フォルダアクセス権限不足権限エラーが発生Box側でフォルダ権限を確認・修正
容量制限容量不足エラーBox容量の確保またはファイル整理
フォルダ指定誤りフォルダが見つからないBox上の対象フォルダに直接アップロード
ネットワークエラー通信エラーが発生時間をおいて再実行

 

🛠️ トラブルシューティング

認証関連のトラブル

認証状態の確認方法

  1. 基本情報画面にアクセス：サイドバーから「基本情報」を選択
  2. Box認証ステータス確認：「連携済み」と表示されているか確認
  3. 未連携の場合：Box個人認証手順を再実行
  4. 管理者制御中の場合：管理者に利用可能状況を確認

 

フォルダ選択時のトラブル

よくある問題と解決策

問題 原因 解決策
フォルダ選択アイコンが表示されない 管理者設定が未完了 管理者に設定状況を確認
期待するフォルダが表示されない Box権限不足 Box側で権限設定を確認
フォルダ作成ができない 作成権限不足 Box管理者に権限付与を依頼
選択が確定されない 操作手順の誤り 「✓」ボタンクリックを確認

 

🎓 まとめ

Box連携機能の活用ポイント

申請時Box連携機能を効果的に活用することで、以下のメリットが得られます：

  • 柔軟なファイル管理：申請ごとに最適なフォルダを選択可能
  • 組織的な文書保管：プロジェクトや部門別の整理が容易
  • 即座のファイルアクセス：承認完了と同時にBox上でファイル確認可能
  • 確実なデータ保存：再アップロード機能により失敗時も安心

 

重要なポイント

  • 事前準備：Box個人認証を必ず完了させる
  • フォルダ管理：適切なフォルダ権限とアクセス範囲を確認
  • 命名規則：フォルダ名やファイル名の制限事項を理解
  • 失敗対応：エラー時は再アップロード機能を活用
  • 管理者連携：設定に関する問題は管理者に相談

関連記事：

  • Box連携機能とは？
  • 事前設定によるBox連携の設定手順
  • Box連携の運用管理と高度な機能
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