📋 この記事の概要
Box連携の運用に欠かせない高度な機能について説明します。失敗時通知機能、トークン期限通知設定、一括設定機能、アップロード状況の確認と再アップロード機能を活用することで、より安定したBox連携の運用が可能になります。
🚨 Box連携失敗時の通知機能
Boxへのアップロードが失敗した際に、申請者や代理申請者に自動でメール通知を送信する機能です。
機能のメリット
- 即座の問題発見：アップロード失敗を申請者が迅速に把握
- 自動再アップロード：メール内のURLから簡単に再実行可能
- 運用負荷軽減：管理者による個別対応の削減
- 確実な文書保存：失敗の見落としを防止
設定手順
- 管理画面へアクセス：「外部連携」→「外部連携共通設定」を選択
- 通知設定の有効化：「Boxアップロード失敗時通知」で「申請者に通知する」を選択
- 設定保存：「更新」ボタンをクリック
通知メールの内容
対象者： 申請者および代理申請者
送信タイミング： Boxアップロード失敗時に自動送信
メール機能： 再アップロード用URLを含む通知メール
再アップロード方法： メール記載のURLから直接実行可能
🔔 トークン期限切れ通知設定
Boxトークンの有効期限切れを事前に通知し、サービス中断を防ぐ機能です。
トークンの仕組み
重要な制限事項
トークン有効期限： 60日間未使用でトークンが自動失効
影響範囲： 個人認証・管理者認証の両方が対象
失効時の影響： Box連携機能が完全停止
対処方法： 期限切れ前の再認証作業が必要
設定手順
- 設定画面へアクセス：「外部連携」→「外部連携共通設定」を選択
- Box通知設定：以下の項目を設定
- 設定保存：「更新」ボタンで設定確定
設定項目詳細
| 項目 | 設定内容 | 説明 |
|---|---|---|
| 有効 | チェックを入れる | 通知機能を有効化 |
| 有効期限 | 1～20日前 | 期限切れ何日前から通知するか |
| 実行時間 | 0～23（時間） | メール送信時間（24時間表記） |
| 管理者通知メールアドレス | メールアドレス | 管理者認証のトークン期限通知先 |
通知対象と仕組み
通知の詳細
- 管理者認証トークン：指定したメールアドレスに通知
- 個人認証トークン：各ユーザーの登録メールアドレスに通知
- 通知タイミング：設定した日数前から毎日通知
- 注意点：個人認証している場合、個人にも通知される
📊 Box連携設定の一括管理機能
複数の書類のBox連携設定を一括で登録・更新できる機能です。
利用場面
- 初期導入時：多数の書類を一括でBox連携対応
- 設定変更時：複数書類の設定を統一的に変更
- 新規追加時：既存パターンに合わせた設定の一括適用
- 運用効率化：手動設定による作業時間の大幅短縮
設定手順
ステップ1: フォーマットのダウンロード
- Box設定画面へアクセス：「外部連携」→「Box」を選択
- フォーマット取得：「インポートフォーマットダウンロード」ボタンをクリック
- Excelファイル確認：「Boxアップロード設定」シートを開く
ステップ2: 設定内容の入力
| 項目名 | 入力内容 | 注意点 |
|---|---|---|
| 書類ID（必須） | 対象書類のID | 更新時のキー項目、変更不可 |
| 書類名 | 参照用 | 変更不可 |
| フォルダID | BoxフォルダID | 事前設定方式の保存先 |
| 否決時アップロード | true/false | 否決時もアップロードするか |
| 申請時フォルダ選択 | true/false | 申請時選択機能の有効化 |
| 件名をフォルダ名とする | true/false | フォルダ名に件名を含めるか |
ステップ3: 一括インポート実行
- インポート開始：「一括インポート」ボタンをクリック
- ファイル選択：作成したExcelファイルを選択
- 実行確認：「インポート」ボタンで処理開始
- 結果確認：処理完了後、設定内容を確認
🔍 アップロード状況の確認と再アップロード
Box連携の失敗履歴確認と、失敗したデータの再アップロード機能です。
失敗履歴の確認手順
- 利用状況画面へアクセス：「管理」→「利用状況」を選択
- 失敗履歴表示：「Boxアップロード失敗履歴」をクリック
- 詳細確認：失敗したアップロードの一覧を確認
失敗履歴の詳細項目
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 管理ID | 失敗した申請データの管理ID |
| 書類ID・書類名 | 対象申請データの書類情報 |
| ユーザID・ユーザ名 | 最終承認を行ったユーザ情報 |
| フォルダID | アップロード先のBoxフォルダID |
| 日時 | アップロードが失敗した日時 |
| 再アップロード済み | ○：再実行済み / ×：未実行 |
| エラー内容 | 失敗した原因の詳細 |
再アップロード方法
申請者・代理申請者による再アップロード
- 申請詳細画面へアクセス：対象申請の詳細画面を表示
- 再アップロード実行：「Boxへ再アップロード」ボタンをクリック
- 完了確認：処理完了後、Box上でファイル確認
注意事項： 未再アップロードのデータは申請者および代理申請者、または所管管理者が申請データの詳細画面から再アップロードが可能です。失敗履歴から未再アップロードの履歴を削除すると、再アップロードできなくなります。
所管管理者による再アップロード
- 管轄申請一覧から選択：所管範囲内の失敗申請を選択
- 再アップロード実行：申請詳細画面から再実行
- 処理結果確認：成功・失敗の結果を確認
よくある失敗原因と対処法
| 失敗原因 | 対処法 | 予防策 |
|---|---|---|
| トークン期限切れ | Box認証の再実行 | 定期的な利用またはアラート設定 |
| フォルダアクセス権限不足 | Box側での権限設定確認・修正 | 権限設定の定期監査 |
| 容量制限超過 | Box容量の追加またはファイル整理 | 容量使用状況の定期監視 |
| ファイル名の文字制限 | 件名から「¥」「/」文字の除去 | 入力規則の事前設定 |
| ネットワークエラー | 時間をおいて再実行 | ネットワーク環境の安定化 |
🚨 重要な注意事項
運用上の重要ポイント
- トークン管理：60日間未使用で自動失効するため定期利用が必要
- 個人認証への影響：管理者設定が個人認証者にも通知される
- 履歴削除の影響：失敗履歴を削除すると再アップロード不可
- ファイル名制限：「¥」「/」文字が含まれるとアップロード失敗
🎓 まとめ
高度な機能の活用効果
これらの運用管理機能を適切に活用することで、以下の効果が期待できます：
- 運用安定性向上：失敗の早期発見と迅速な対応
- 管理効率化：一括設定による作業時間短縮
- サービス継続性：トークン期限管理による中断防止
- 問題解決力強化：詳細な履歴情報による原因分析
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