承認や処理が一定期間行われていない申請データに対して、自動で通知を送るアラートメールの設定方法を説明します。テンプレートの作成方法や、通知タイミング（滞留期間）の設定手順を紹介します。
設定の流れ：
アラートメールの設定は大きく分けて以下２つの設定が必要です。
（承認待ち・却下後のアラートメール本文をそれぞれ作成）
（承認待ち・却下後のメール送信タイミングをそれぞれ設定）
※ワークフローのステータス単位（例：一次承認中／最終承認中など）での設定はできません。
設定できる単位：
| 設定の単位 | 説明 |
| 全ての書類共通の設定 | どの書類にも同じルールでメールを送る設定（基本設定） |
| 書類単位の設定 | 特定の書類だけ別のメールや送信タイミングにしたいときに使う設定 |
どちらの設定でも、「承認待ち用」と「却下後用」 のメールをそれぞれ設定できます。
メールのひな形（テンプレート）は複数作って使い分けることもできます。
メールのひな形（テンプレート）は複数作って使い分けることもできます。
設定の手順：
１．メールテンプレートを作成する
①「管理」メニュー＞「メール」を開きます
②メール文面設定 画面の「新規作成」よりテンプレートを作成します
③次の項目を入力します
| 項目 | 内容 |
| テンプレート種別 | 「アラートメール」を選びます。 |
| テンプレートタイトル | 管理者用の名前です（例：「承認待ちアラート用」など） |
| 件名 | メールのタイトル（利用者に届く件名） |
| 本文 | メールの内容（利用者に届く文章） |
💡メールに書類名や申請の件名を差し込みたい💡
予約語をメール本文に記載することで、アラート対象の申請書類の内容を記載することが 出来ます。(※)の項目は申請書類のフォームにて使用している場合にのみ有効です。
予約語 |
説明 （承認待ちアラート／却下後アラート） |
| {d_management_id.value} | 申請データの管理番号 |
| {userid} | 承認者／申請者のユーザ ID |
| {username} | 承認者／申請者の名称 |
| {d_department_name.value} | 承認者／申請者の部門名称 |
| {d_document_id.value} | 申請書類の書類 ID |
| {d_document_name.value} | 申請書類の書類名 |
| {d_apply_date.value} | 申請日(※) |
| {d_apply_employee_code.value} | 申請者のユーザ ID |
| {d_apply_employee_office_name.value} | 申請者の名称 |
| {d_apply_department_name.value} | 申請者の部門名称 |
| {d_apply_title.value} | 申請データのタイトル(※) |
| {d_apply_tel1.value} | 申請データの連絡先 1(※) |
| {d_apply_tel2.value} | 申請データの連絡先 2(※) |
| {d_apply_notes.value} | 申請データの備考(※) |
| {document_url} | 申請データの URL |
④登録をします
２．配信タイミングを設定する
つぎに、どのくらい滞留したら、どのメールを送るかを設定します。設定の方法は「A.全書類共通」と「B.書類ごと」で少し違います。
※B.の設定をしていない書類はA.が適用されます
A. 全ての書類に共通の設定をする
①「管理」メニュー＞「共通」を開きます
②アラートメール設定で、「承認待ちアラート」と「却下後アラート」それぞれ設定します
※設定した経過日数後、毎日設定した実行時刻にメール配信されます
③更新をします
B. 書類ごとに個別で設定する
①「管理」メニュー＞「書類」を開きます
②設定したい書類の「編集」アイコンをクリックします
③［Webhook・個別アラート設定］の「個別アラートの設定」にチェックした後、
「更新」ボタンをクリックして、書類の設定を更新します
④書類の設定画面下方表示された、「個別アラートルールの設定」リンクをクリックします
⑥下方に設定画面が表示されるので、「承認待ちアラート」と「却下後アラート」それぞれ設定します※設定した経過日数後、毎日設定した実行時刻にメール配信されます
まとめ：
| 項目 | 内容 |
| 設定が必要なもの | ①メールテンプレート ②送信タイミング |
| 設定できる範囲 | 全書類共通 or 書類ごと |
| 送信内容 | 承認待ち・却下後 それぞれのアラートメール |
| メール送信の仕組み | 設定した日数が経過すると、毎日決まった時刻に自動送信 |
💬 ヒント：
最初は「全書類共通の設定」だけ行い、
運用の中で必要があれば書類ごとに個別設定を追加するのがおすすめです。