承認完了した申請データを特定のグループに閲覧させる「保管グループ」機能と「保管書類」について詳しく説明します。保管グループを設定することで、経理部門が全社の経費精算を確認したり、人事部門が全社の勤怠申請を確認したりすることが可能になります。
📊 保管書類とは
保管書類は、承認完了した申請データを閲覧・確認するための機能です。
💡 保管書類の特徴
- 申請データの確認、印刷、PDFダウンロードが可能
- 承認や却下などの編集操作は不可（参照専用）
- 「一覧から探す」または「書類から探す」の2種類の方法で閲覧可能
📁 保管グループとは
保管グループは、特定のグループに所属するユーザーに対して、保管書類の閲覧権限を付与する設定です。
ポイント：
- 保管グループに設定されたグループに所属する社員は、対象書類の全ての申請データ（非公開書類含む）を閲覧可能
- 設定は全ての版・申請済みデータに適用されます
- 閲覧権限は最新世代の所属情報に依存します
設定できるグループの種類
| グループ種類 | 説明 |
|---|---|
| 部門 | 指定した部門に所属する社員全員 |
| 部門×役職 | 指定した部門に所属し、かつ指定した役職の社員 |
| 部門×役割 | 指定した部門に所属し、かつ指定した役割の社員 |
| 役職 | 指定した役職の社員全員（部門問わず） |
| 役割 | 指定した役割が付与された社員全員 |
🎯 具体的な設定例
⚡ よくある設定パターン
| 設定内容 | 閲覧できるユーザー |
|---|---|
| 役職：「部長」 | 役職が「部長」の社員全員 |
| 部門×役職：「総務部×課長」 | 総務部に所属している課長のみ |
| 役割：「経理担当」 | 役割「経理担当」が付与された社員 |
📋 設定例：経費精算書類の場合
- 保管グループに「経理部×係長」を設定
- → 経理部の係長が、全部門から申請された経費精算書類を閲覧可能になります
🔧 参照範囲のさらなる絞り込み
保管グループを設定した上で、参照範囲を以下の3種類から選択できます。
| 参照範囲 | 説明 |
|---|---|
| 全員に全部門のデータを表示する | 保管グループに所属する社員全員が全申請データを閲覧可能 |
| 一部ユーザには所属部門のデータのみを表示する | 指定したユーザーIDのみ、自部門の申請データに限定 |
| 全員に所属部門のデータのみを表示する | 全員が自部門（子部門、兼務所属含む）の申請データのみ閲覧可能 |
📝 重要な補足
- 保管グループの設定がない場合は、参照範囲の設定は機能しません
- 所属部門には子部門、兼務所属も対象となります
🌐 全社員に公開したい場合
特定のグループではなく、全社員が保管書類から閲覧可能にする場合は「全部門に公開する」にチェックを入れます。
⚠️ 注意事項
- この設定を有効にすると、既に保管グループ一覧に設定されている設定は無効になります
- 保管書類の参照権限の設定は無効になりません
📋 設定手順
設定場所：管理メニュー → 書類 → 対象書類の詳細画面 → 保管グループ設定
手順
- 書類情報の詳細画面にアクセス
管理メニュー → 「書類」→ 対象書類の「書類ID」を押下 - 保管グループ設定を開く
「保管グループ設定」リンクを押下 - 新規作成
「保管グループ | 一覧」画面で「新規作成」ボタンを押下 - グループを選択
設定したい項目（部門、役職、役割など）を選択し、「登録」ボタンを押下 - 参照範囲の設定（任意）
必要に応じて「保管書類の参照権限」で参照範囲を設定
🎯 まとめ
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 保管書類 | 承認完了した申請データを参照する画面（編集不可） |
| 保管グループ | 保管書類の閲覧権限を付与するグループ設定 |
| 主な用途 | 経理部門が全社の経費精算を確認、人事部門が全社の勤怠申請を確認、など |
🔑 活用のポイント
- 業務に応じて適切なグループを設定し、必要な社員が申請データを閲覧できるようにしましょう
- 参照範囲の設定を活用して、閲覧できるデータを適切に制限することも可能です