書類参照画面では、承認完了した申請データを閲覧できます。この記事では、書類参照画面での閲覧権限がどのように決まるかについて説明します。
📊 書類参照画面とは
書類参照画面は、自身や同じ部門に所属する社員が申請した書類を閲覧するための機能です。申請者本人だけでなく、同じ組織の社員が過去の申請データを確認する際に利用します。
💡 ポイント
書類参照画面で閲覧できる申請データは、「書類非公開設定」と「役職の書類参照範囲」の組み合わせによって決まります。また、閲覧権限は世代ごとの所属情報に基づいて判定されます。
📋 閲覧権限の一覧
以下の表は、条件ごとに閲覧できる書類の範囲をまとめたものです。
| 書類非公開設定 | 役職の書類参照範囲 | 閲覧可能な書類 |
|---|---|---|
| あり | － | 非公開設定がされている書類の申請データは閲覧不可 |
| なし | 役職なし | 自身の所属部門およびその子部門の申請データが閲覧可能 ※兼務所属も対象 |
| 所属部門 | 自身の所属部門およびその子部門の申請データが閲覧可能 ※兼務所属も対象 | |
| 全部門 | 全ての書類が閲覧可能 |
🔄 世代ごとの所属と閲覧権限について
書類参照画面の閲覧権限は、世代ごとの所属情報に基づいて判定されます。人事異動で部門が変わった場合でも、過去の世代で閲覧できていたデータは引き続き閲覧可能です。
📋 具体例：人事部から総務部へ異動した場合
前提条件：
- 2025年度：人事部に所属
- 2026年度：総務部に異動
閲覧できる申請データ：
| 申請データの世代 | 閲覧可能な申請部門 | 理由 |
|---|---|---|
| 2025年度 | 人事部から起案されたデータ | 2025年度は人事部に所属していたため |
| 2026年度 | 総務部から起案されたデータ | 2026年度は総務部に所属しているため |
📝 ポイント
- 各世代で申請されたデータの閲覧権限は、その世代における所属情報によって判定されます
- 異動しても、過去の世代で閲覧できていたデータは引き続き閲覧可能です
- 異動後の新しい世代では、新しい所属部門のデータが閲覧対象となります
📖 各設定の詳細説明
1. 書類非公開設定とは
書類ごとに設定できる非公開設定です。この設定が「あり」の場合、その書類は書類参照画面から閲覧できなくなります。
📝 補足
- 非公開設定がされていても、申請者本人は申請書類一覧から自身の申請を閲覧できます
- 承認者は承認書類一覧から閲覧できます
- 所管管理者は所管管理画面から閲覧できます
2. 役職の書類参照範囲とは
役職ごとに設定できる書類参照の範囲です。「所属部門」または「全部門」のいずれかを選択できます。
| 設定値 | 説明 |
|---|---|
| 所属部門 | 自身が所属する部門に所属している社員の作成した書類を参照できます。 子部門および兼務所属の部門も対象です。 |
| 全部門 | 所属部門に関係なく、全社員の作成した書類を参照できます。 |
🔧 役職の書類参照範囲を変更する手順
設定場所：管理メニュー → 役職
- 「管理」メニューから「役職」を押下し、「役職情報｜一覧」画面に遷移します。
- 「役職情報｜一覧」から書類参照の範囲を変更したい役職の「役職コード」を押下します。
- 「編集」ボタンを押下します。
- 「書類参照の範囲」で「所属部門」または「全部門」を選択し、「更新」ボタンを押下します。
🎯 その他の活用例
📋 例1：部長に全社の書類を閲覧させたい場合
「部長」役職の書類参照範囲を「全部門」に設定します。これにより、部長役職の社員は全ての申請データを書類参照画面から閲覧できるようになります。
📋 例2：特定の書類を非公開にしたい場合
対象書類の「書類非公開設定」を有効にします。これにより、申請者・承認者・所管管理者以外の社員はその書類を書類参照画面から閲覧できなくなります。
💡 注意事項
- 書類参照範囲の設定は役職単位で行います。個人単位での設定はできません。
- 兼務している場合は、全ての兼務所属の部門が対象となります。
- 書類非公開設定と書類参照範囲の両方が影響するため、両方の設定を考慮して権限を設計してください。
- 閲覧権限は世代ごとの所属情報に基づいて判定されます。異動後も過去の世代のデータは引き続き閲覧可能です。
🎯 まとめ
🔑 ポイント
- 書類非公開設定で書類ごとの閲覧可否を制御
- 役職の書類参照範囲で閲覧できる範囲（所属部門/全部門）を制御
- 世代ごとの所属情報に基づいて閲覧権限が判定される
- 異動しても過去の世代で閲覧できていたデータは引き続き閲覧可能