承認経路の設定のために、最低限必要な承認段階や承認権限の他、承認・却下時の通知メールの設定、ポイントをご案内します。

以下の図のように、それぞれのステップで権限を持つ方が何をすればどこに遷移するか、四角の箱を矢印で紐づけていきます。



【ワークフロー（承認経路）の設定手順】

手順１.ステータス（承認段階）を作成

手順２.各ステータスで "実施できる操作" と "操作後の遷移先（ステータス）" を設定

手順３.各ステータスでの "承認者（承認権限を持つ人）" と "次のステータスに進む条件" を設定

　＜承認タイプとは？＞

手順４.通知メールを設定

忘れずに.ワークフローの更新（保存）

【手順１.ステータス（承認段階）を作成】

①「ステータス名」に任意の名称を入力し「保存」ボタンを押下する。


 

＜ステータス名のつけ方：利用者画面の見え方＞

　ステータス名は、そのステータス（承認段階）に到達してから、承認が完了するまでの間、タスク一覧 や 申請データ一覧の「ステータス」に表示されます。申請者はステータスを確認し、どこで停滞しているのかを確認します。

　また、承認証跡にもステータス名は表示されます。

※「課長承認」や「課長承認待ち」のどちらかで設定されることが多いです

▼ステータスが、「課長承認」の場合、課長の承認待ちの状態です（タスク一覧）

▼承認証跡でもステータス名が表示されます

② ①と同様の手順でその他のステータスを作成する。
※必ず、承認者を設定しない、「完了」ステータス（承認完了ステータス）を作成してください。

💡承認者のルール決めが出来ない場合は、１つのステータスを作成しておき、申請者に承認者を選択させることも可能です。ex.案件の内容により、関連部門が流動的な場合など

ステータスが作成できたら、そのステータスでどのような操作（申請・承認・却下 等）が行われたらステータスが遷移するのかを設定します。

【手順２.各ステータスで "実施できる操作" と "操作後の遷移先（ステータス）" を設定】

①「ステータス」を選択し、「→」アイコンを押下する。



②「操作タイプ」で該当のステータスで実施できる操作を選択し、操作後の「遷移先ステータス」を選択し、保存する。


 

【手順３．各ステータスでの "承認者（承認権限を持つ人）" と "次のステータスに進む条件" を設定】

①「ステータス」を選択し、レンチアイコンを押下する。


 

②承認者（承認権限を持つ人）を設定する。

💡「部門」や 「役職」を選択すると、そっこに所属する社員全員が対象となります。

良く利用されるのは、「部門×役職」で、”申請者所属部門” × "課長”とすると、申請　のタイミングで、該当する社員をシステムが自動判定 して承認権限を付与します

③次のステータスに進む条件（承認者タイプ）を設定し、保存をする。

 

＜承認者タイプとは？＞

承認者タイプとは、承認者（承認権限を持つ人）が複数人いた場合に、申請ごとに "承認者を決定する方法（承認者を決定する人）" と "次のステータスに進む条件" を 設定します。

承認者タイプは８種類ありますが、以下の掛け合わせにより、どの承認者タイプを選択するか決定します。

※承認者タイプ「申請時に承認者を選択して～」を使用する場合、初期ステータスの承認者タイプも「申請時に承認者を選択して～」に設定する必要があります。その他の承認タイプを設定するとワークフローが正しく遷移しません。

【手順４．通知メールを設定】

①メール送信を行いたいタイミングの「レンチ」アイコンを押下する。

※上記の図の場合、第一承認者が "承認” を行ったタイミングで通知メールが送付されます。

②「メール送信」タブを押下し、送信したい相手をチェックボックスから選択し、
メール文面を入力し保存する。
※メール文面を空欄まま保存した場合、チェックした相手に該当の申請データリンクのみが通知されます。


💡メール件名や本文に申請内容を差し込みたい💡
 

▼予約語一覧（承認・却下時の通知メールで利用可）

※そのほか、催促メール もシステムで自動送信可能です。（承認依頼を送信してから〇日後に催促メールを送信する）催促メールの設定方法は、こちら

【忘れずに．ワークフローの更新（保存）】

ワークフローの設定画面から離れるときは、忘れずにワークフローの更新をしましょう。

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