申請一覧画面では、表示される項目や検索に使用できる条件を、システム設定者が自由にカスタマイズできます。これにより、業務に応じて必要な情報を見やすく整理したり、目的の申請データを効率的に検索することが可能です。
※設定はシステム全体に適用され、利用者ごとの個別カスタマイズはできません。
本記事では、表示項目の変更方法と検索条件の設定手順についてご案内します。
はじめに．申請一覧の表示方法の種類
– 表示項目・検索条件の基本的なカスタマイズ単位について解説します
１．書類（書類テンプレート）ごとに個別設定する方法
– フォームの入力項目を利用して、テンプレートごとにカスタマイズが可能です
２．すべての書類に共通設定する方法
– 共通項目を利用して、全書類に一括で同じ表示・検索項目を適用できます
はじめに．申請一覧の表示方法の種類
申請一覧の表示は大きく以下の２パターンあります。
各書類参照画面の、 ”書類から探す” を利用した場合に表示される画面です。
選択した書類ごとに申請一覧が表示されます。
書類で設定されているフォーム項目 を、申請一覧の表示項目や検索条件として利用することができます。
各書類参照画面の、 "一覧から探す” を利用した場合に表示される画面です。
全ての書類の申請一覧が表示されます。
全てのフォームに共通する管理項目 を作成することで、 申請一覧の表示項目や検索項目として利用することができます。
１．書類（書類テンプレート）ごとに個別設定する方法｜書類から探す
書類ごとに申請データ一覧を表示した際の、申請一覧の表示項目や検索条件を設定する場合は、書類に紐づいている 「フォーム」 の設定画面から編集 します。
※同じフォームが複数の書類に紐づいている場合、申請一覧で設定できる表示項目や検索条件は 共通（1通り）となります。
※フォーム単位での設定となりますので、一覧は書類の版数ごとに表示されます。
改版されるタイミングは、フォームの改版の際と、世代変更を行ったタイミングです。
【設定手順】
① 「管理」 メニュー＞「フォーム」 より、設定したい フォームの編集画面 を開きます
②「フォーム情報｜詳細」 画面の上下中央付近にある、 ［一覧表示設定］ ボタンをクリックします
③ポップアップ表示される 「一覧表示設定」 画面で 表示したい項目に "チェック" をいれ、［更新］ ボタンをクリックします
※［更新］ ボタンの右隣にある ［プレビュー］ ボタンをクリックすると、利用者に表示される申請一覧画面を確認できます
＜設定項目について＞
- 一覧表示・・・申請データ一覧に表示される項目を指定します
- 検索欄・・・申請データ一覧で、特定の条件で検索する際に利用できる項目を指定します
- 表示順・・・表示項目の並び順を指定します
［一覧表示］では、左から順に若い番号の項目が表示されます
［検索欄］では、左上から順に若い番号の項目が表示されます
２．すべての書類に共通設定する方法｜一覧から探す
申請されている、書類（書類テンプレート）に限らず、全ての申請データ一覧を表示した場合の表示項目や検索条件を設定する場合は、「管理」 メニュー＞ 「共通項目設定」 から編集します。
【設定手順】
①「管理」メニュー＞「共通項目設定」 をクリックし、「共通項目情報｜詳細」 画面をひらきます
②［一覧表示設定］ボタンをクリックします
③ポップアップ表示される 「一覧表示設定」 画面で 表示したい項目に "チェック" をいれ、［更新］ ボタンをクリックします
※［更新］ ボタンの右隣にある ［プレビュー］ ボタンをクリックすると、利用者に表示される申請一覧画面を確認できます
＜設定項目について＞
- 一覧表示・・・申請データ一覧に表示される項目を指定します
- 検索欄・・・申請データ一覧で、特定の条件で検索する際に利用できる項目を指定します
- 表示順・・・表示項目の並び順を指定します
［一覧表示］では、左から順に若い番号の項目が表示されます
［検索欄］では、左上から順に若い番号の項目が表示されます
💡共通項目の利用について💡
「共通項目」は、標準で設定されている項目に加えて、任意の項目を最大10個まで設定できます（項目ID：base1～
base10）。
フォーム設定時に、これらの共通項目の項目IDを利用することで、すべての書類に共通する申請データ一覧画面に、該当項目 の申請情報を表示できます。
▼フォームで共通項目を利用する方法
①フォーム｜Office文書タイプの場合
アップロードするファイル（EXCEL or Word）の該当項目の入力欄に、${f_base1}～${f_base10} のそれぞれの予約語を入力し、アップロードします。設定方法詳細は、こちら
②フォーム｜通常タイプの場合
［レイアウト設定］ボタンをクリックし、共通項目を配置したいレイアウトを選択します。
その後、配置項目として base1 ～ base10 を設定します。設定方法詳細はこちら
３．標準で表示される項目を非表示にする方法
標準で表示される項目（申請年月日、件名、申請部門など）は、予め 「共通項目設定」 画面に設定されています。２．すべての書類に共通設定する方法｜一覧から探す と同じ手順で、項目の表示・非表示の設定が可能です。
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