申請一覧（申請されたデータの一覧）は、次の2通りの方法で参照できます。
①全ての書類の申請一覧を表示する方法
※稟議書や名刺発行依頼書など、書類の種類に関係なく、全ての申請データをまとめて確認できます。
②個別の書類ごとに申請一覧を表示する方法
※各フォームごと（稟議書や名刺発行依頼書などそれぞれ）に、申請データを確認できます
本記事では、①の「全ての書類の申請一覧」を利用する際に、表示項目および検索項目として使用する項目の設定方法を説明します。
補足：②の方法では、書類ごとに設定されているフォームの項目を、一覧画面の表示項目や検索項目として使用できます。
各検索方法の詳細については、 こちら をご確認ください。
💡設定しないで利用開始することも可能です（後の設定も可）。以下、「１．全ての書類に共通する表示項目・検索項目の設定について」を参照いただき、イメージがつかない場合は、設定を飛ばしてもワークフロー機能をご利用いただけます。
１．全ての書類に共通する表示項目・検索項目の設定について
「共通項目設定」 を利用することで、全ての書類の申請一覧を表示する際の、一覧の表示項目や検索条件として利用することができます。
「共通項目設定」では、標準で用意されている項目に加えて、任意の項目を最大10個まで追加でき、すべての書類で共通して利用できる項目を作成できます。
▼設定できる箇所
💡設定した表示項目は、すべての書類のフォームで申請項目として使用できます（フォーム毎に使用しないことも可）。
ただし、あるフォームでその項目を使用していない場合、その書類の申請データは一覧上で該当項目が空欄になります。
また、既に申請データがある場合、後から該当の申請項目を共通項目に紐づけることはできません。
■全書類共通の項目を作成するメリット
- 書類の種類をまたいだ横断検索がしやすくなる
- 書類ごとのフォーム構成が異なっていても、共通の軸で比較・確認できる
- 利用者にとって、毎回同じ情報が同じ位置に表示されるため操作性が向上する
-
管理者側の運用ルールを統一できる
■標準で設定されている項目
項目ID |
項目名 |
説明 |
| f_management_id | 管理 ID |
申請書類を一意に特定する ID が自動採番されます。（編集不可） ※採番ルールについては こちら を参照してください |
| f_apply_date | 申請年月日 | 自動で作成日が入力されます |
| f_apply_title | 件名 | 「共通設定」の［書類名を件名とする］が有効時に 自動で書類名が入力されます。 |
| f_apply_user_id | 申請者 | 自動で申請者名が入力されます |
| f_apply_dept_code | 申請部門 | 自動で申請者の部門が入力されます。 |
| f_apply_tel1 | 連絡先 1 | 自動で社員情報に設定されている連絡先１が入力されます。 |
| f_apply_tel2 | 連絡先 2 | 連絡先 2（自動で社員情報に設定されている連絡 先２が入力されます。） |
| f_apply_notes | 備考 | 備考 |
| f_document_name | 書類名 | 自動で書類名が入力されます。（編集不可) |
※編集不可の ”管理ID” と "書類名” を除き、各フォーム設定において自動入力の解除や入力制御の設定が可能です
２．共通項目の作成手順
「共通項目」は、標準で設定されている項目に加えて、任意の項目を最大10個まで設定できます（項目ID：base1～
base10）。
フォーム設定時に、これらの共通項目の項目IDを利用することで、すべての書類に共通する申請データ一覧画面に、該当項目 の申請情報を表示できます。（一部項目を除き、それぞれのフォームで使用しないことも可）
【任意の項目を作成する手順】
①「管理」メニュー＞「共通項目設定」 をクリックし、「共通項目情報｜詳細」 画面をひらきます
②［項目設定］ボタンをクリックします
③作成したい項目の「表示ラベル」（項目名称）を編集し、［更新］ボタンをクリックします
※この時点で、作成した項目の入力形式は、全てテキスト入力" 形式の入力項目となります。以降の手順で、"プルダウン" や "数式" "カレンダー” など、入力項目に応じた設定をすることで、入力の効率化や入力ミスの軽減が期待できます。
④それぞれの項目の［編集］アイコンをクリックし「入力形式」を設定し、［更新］ボタンをクリックします
💡「入力形式」で、"チェックボックス” や "計算式” など、選択肢や演算式など詳細設定が必要な場合は、入力形式を選択すると、同じ画面の下部に詳細な設定項目が表示されます。
３．申請一覧での表示有無の設定手順
①「管理」メニュー＞「共通項目設定」 をクリックし、「共通項目情報｜詳細」 画面をひらきます
②［一覧表示設定］ボタンをクリックします
③ポップアップ表示される 「一覧表示設定」 画面で 表示したい項目に "チェック" をいれ、［更新］ ボタンをクリックします
※［更新］ ボタンの右隣にある ［プレビュー］ ボタンをクリックすると、利用者に表示される申請一覧画面を確認できます
＜設定項目について＞
- 一覧表示・・・申請データ一覧に表示される項目を指定します
- 検索欄・・・申請データ一覧で、特定の条件で検索する際に利用できる項目を指定します
- 表示順・・・表示項目の並び順を指定します
［一覧表示］では、左から順に若い番号の項目が表示されます
［検索欄］では、左上から順に若い番号の項目が表示されます
４．標準項目を申請一覧で非表示にする方法
標準で表示される項目は、予め 「共通項目設定」 画面に設定されています。３．申請一覧での表示有無の設定手順 と同じ手順で、項目の表示・非表示の設定が可能です。
５．共通項目をフォームで利用する方法
フォーム設定時に、これらの共通項目の項目IDを利用することで、すべての書類に共通する申請データ一覧画面に、該当項目 の申請情報を表示できます。
▼フォームで共通項目を利用する方法
①フォーム｜Office文書タイプの場合
アップロードするファイル（EXCEL or Word）の該当項目の入力欄に、${f_base1}～${f_base10} のそれぞれの予約語を入力し、アップロードします。設定方法詳細は、こちら
②フォーム｜通常タイプの場合
［レイアウト設定］ボタンをクリックし、共通項目を配置したいレイアウトを選択します。
その後、配置項目として ${f_base1} ～ ${f_base10} を設定します。設定方法詳細はこちら