世代切替における重要な品質保証機能「データチェック」について詳しく説明します。データチェックは、新しい世代に切り替える前にマスタデータの整合性を確認し、データの不備を事前に発見・修正することで、安全で確実な世代切替を実現する機能です。
📊 データチェック機能の概要
データチェック機能は、新しい世代への切替前に重要なデータの整合性を自動検証します。
💡 データチェックの対象
- 書類：所管部門、公開先部門、管理部門の整合性
- ワークフロー：参照可能部門、承認部門・役職・役割、管理部門の整合性
- 所属：社員及び入社予約社員の所属、役職の整合性
- フォームの入力項目：マスタ選択項目の妥当性
- フォームの管理部門：管理部門設定の有効性
- 役割・任意マスタの管理部門：管理部門設定の有効性
- ライセンス：有効社員数の上限チェック
🔧 データチェックの実行手順
推奨シーン：世代切替前の必須確認プロセス
手順
- 世代情報の詳細画面にアクセス
管理メニュー → 「世代」→ 対象世代を選択 - データチェック開始
「データチェック」ボタンをクリック - 登録状況確認
「世代データチェック」ダイアログで「部門」「役職」「役割」「任意マスタ」「人事異動」のデータ登録状況を確認 - 登録なしデータの確認
登録がない場合は赤文字で「データの登録がありません。」と表示されます - チェック実行
問題がなければ「すべて実行」ボタンを押下してチェックを開始 - 処理待機
チェック処理が自動実行されます（数分〜数十分程度） - 結果確認
チェック完了後、レポート画面が表示されます
📝 データチェックの種類
| チェック種類 | チェック対象 | データ再作成対象 |
|---|---|---|
| すべて実行 | 書類、ワークフロー、所属、フォームの入力項目 | 書類、ワークフロー、所属 |
| 実行（所属のみ再作成） | 書類、ワークフロー、所属、フォームの入力項目 | 所属 |
⚡ チェック種類の使い分け
- 初回データチェック時：必ず「すべて実行」になります
- 2回目以降：「実行（所属のみ再作成）」が選択可能になります
- 人事異動情報のみ変更した場合：「実行（所属のみ再作成）」を推奨
🎯 チェック項目と影響詳細
1️⃣：書類のチェック内容
📋 検証対象
- ✅ 所管部門の妥当性：設定された所管部門が新世代に存在するか
- ✅ 公開先部門の妥当性：公開先として設定された部門が新世代に存在するか
- ✅ 管理部門の妥当性：管理部門として設定された部門が新世代に存在するか
⚠️ 不整合時の影響
- 対象の書類は無効となります
- 管理部門に不整合がある場合は、管理部門設定が解除されます
- 「すべて実行」時のみ、現在の最新書類情報を改版した新しい書類データを作成します
2️⃣：ワークフローのチェック内容
🔄 検証対象
- ✅ 参照可能部門の妥当性：設定された参照可能部門が新世代に存在するか
- ✅ 承認部門・役職・役割の妥当性：承認者として設定された組織・役職・役割が新世代に存在するか
- ✅ 管理部門の妥当性：管理部門として設定された部門が新世代に存在するか
⚠️ 不整合時の影響
- 対象ルート、および対象ワークフローが設定されている書類が無効となります
- 管理部門に不整合がある場合は、管理部門設定が解除されます
- 「すべて実行」時のみ、現在のワークフロー情報をコピーした新しいワークフロー情報を作成し、改版した書類に再設定します
3️⃣：所属のチェック内容
👥 検証対象
- ✅ 社員の所属・役職：既存社員の所属部門・役職が新世代に存在するか
- ✅ 入社予約社員の所属・役職：入社予定社員の所属部門・役職が新世代に存在するか
- ✅ 人事異動情報の整合性：人事異動で設定された部門・役職が新世代に存在するか
🚨 不整合時の影響（重要）
- 既存社員に不整合がある場合：世代切替が実行されません
- 入社予約社員に不整合がある場合：世代切替後に対象社員は各種画面の参照のみしか行えなくなります
📝 重要な補足
- チェックの度、人事異動情報をもとに所属データの作成を行います
- 「退職フラグ」が有効になっている社員はデータチェックの対象外となります
4️⃣：フォームのチェック内容
📝 検証対象
- ✅ 管理部門の妥当性：フォームの管理部門が新世代に存在するか
- ✅ マスタ選択項目の妥当性：入力形式が「マスタ選択」「複数入力マスタ選択」の項目に設定された任意マスタが新世代に存在するか
⚠️ 不整合時の影響
- 管理部門に不整合がある場合：管理部門設定が解除されます
- マスタ選択項目に不整合がある場合：対象フォームが設定されている書類が無効となります
5️⃣：ライセンスのチェック内容
📊 検証対象
- ✅ 有効社員数の上限チェック：入社処理により最大契約有効社員数を超過しないか
計算式：
現在の有効社員数 + 入社予約の社員数 - 退職予約の社員数 ＝ 最大契約有効社員数
⚠️ 不整合時の影響
- 超過してしまう場合は入社処理が行われません
- 超過する場合は担当営業にお問い合わせが必要です
📋 チェック結果の確認と対応
🔴 重大な問題（必須対応）
🚨 世代切替が実行できない問題
以下の場合は世代切替が実行されません：
- 既存社員の所属情報に不備（部門や役職が存在しない）がある
- 書類がすべて無効になっている
対応方法：レポートを参照し、所属情報・書類情報を修正後、「世代開始日」を翌日以降に再設定
🟡 その他の不整合（推奨対応）
⚠️ 運用に影響する可能性がある問題
- ワークフローや書類の一部が無効化される
- 管理部門設定が解除される
- 入社予約社員が参照のみのアクセスになる
対応方法：業務への影響を検討し、必要に応じて該当データを修正
✅ ベストプラクティス
| 📅 | 定期的な実行：マスタデータ変更後は必ずデータチェックを実行 |
| 🔄 | 段階的な修正：重大な問題から順番に修正し、その都度チェックを実行 |
| 👥 | 複数人での確認：重要な変更は複数人でチェック結果を確認 |
| 📋 | レポートの保管：チェック結果は世代切替完了まで保管 |
| ⏰ | 余裕を持ったスケジュール：世代開始日の数日前にはデータチェックを完了 |
🎯 まとめ
データチェック機能は世代切替の成功を左右する重要な機能です。
🔑 成功のポイント
- 特に既存社員の所属情報エラーや全書類無効化は世代切替そのものを阻止するため、必ず解消
- 定期的なデータチェックの実行により、データの品質を継続的に維持
- 計画的なスケジュールで安心して世代切替を実行