新しい世代に切り替わる際に入社する社員を事前登録する「入社予約」機能について詳しく説明します。入社予約を活用することで、世代切替と同時に新入社員の情報を自動的に社員情報に反映させることができます。
📋 入社予約機能の概要
入社予約は、新しい世代で入社する社員を事前に登録しておくための機能です。
💡 入社予約の特徴
- 事前登録：新しい世代で入社する社員情報を事前に準備可能
- 自動反映：世代切替時に入社予約情報が社員情報に自動登録
- アカウント通知：メールアドレスが登録されている場合、対象社員にアカウント通知を自動送信
- 一括登録対応：Excelファイルによる複数社員の一括登録が可能
⚠️ 入社予約の重要な注意事項
📧 メールアドレスについて
- 使用できないメールアドレスを登録していた場合、対象社員にアカウント通知されず、Styleflowからメールを受信できなくなる可能性があります
- メールを受信できなくなった場合は、Styleflowサポート窓口にお問い合わせください
📊 ライセンスについて
- 入社処理によって、現在の登録可能ユーザ数を超過する場合は、入社予約に登録していても世代切替後に社員情報に登録されません
- 入社予約を登録した場合は、必ずデータチェックを実行してライセンス数を確認してください
🚨 兼務部門の設定について
- 入社予約社員には兼務部門を設定できません
- 入社する社員に兼務部門を設定する場合は、世代切替後にご対応ください
🔧 入社予約情報の登録方法
入社予約は「一括登録」と「個別登録」の2つの方法で登録できます。
方法1️⃣：一括登録（Excelインポート）
推奨シーン：複数の入社予定者を一度に登録する場合
手順
- インポートフォーマットのダウンロード
「入社予約 | 一覧」画面の「インポートフォーマットダウンロード」ボタンを押下し、データ一括登録に必要なExcelファイルをダウンロードします - Excelファイルへの入力
ダウンロードしたExcelファイルの「入社予約社員情報（登録用）」シートに登録内容を入力します - インポート画面を開く
「入社予約 | 一覧」画面の「一括インポート」ボタンを押下します - ファイルの選択とインポート
ポップアップ画面が表示されるため、「参照」ボタンを押下し、手順2で作成したファイルを選択し、「インポート」ボタンを押下します - 登録完了
インポート処理が行われ、入社予約情報が登録されます
📝 Excelファイルの入力項目
| 項目名 | 必須 | 説明 |
|---|---|---|
| 世代ID | ✅ | 対象世代の世代IDを入力してください |
| ユーザID | ✅ | ユーザを一意に識別するIDを入力してください。ログインする際のIDになります（30文字以内） |
| 社員番号 | - | 社員番号を入力してください（30文字以内） ※未入力の場合は「ユーザID」と同じデータが登録されます |
| 社内漢字氏名 | ✅ | 画面表示上の漢字氏名を入力してください（50文字以内） |
| 社内カナ氏名 | - | 社内漢字氏名のカナを入力してください（50文字以内） |
| 漢字氏名 | - | 社内漢字氏名と本名が異なる場合（社内では旧姓を使用している場合等）は、こちらに本名を入力（50文字以内） |
| カナ氏名 | - | 漢字氏名のカナを入力してください（50文字以内） |
| 性別 | - | 男性の場合は1、女性の場合は2を入力してください |
| 言語 | - | 日本語の場合はja、英語の場合はenを入力してください |
| 所属コード | ✅ | 所属する部門の部門コードを入力してください |
| 役職コード | - | 担当する役職の役職コードを入力してください |
| メールアドレス | - | メールアドレスを入力してください |
| 連絡先1・2 | - | 連絡先を入力してください |
| 生年月日 | - | 生年月日をyyyy/mm/dd形式で入力してください 例：2017/05/17 |
| 統合認証ID | - | SSO連携を行う場合は、対応するIdP側のIDを入力してください |
方法2️⃣：個別登録（1件ずつ登録）
推奨シーン：少数の入社予定者を登録する場合、または追加登録を行う場合
手順
- 新規作成画面を開く
「入社予約 | 一覧」画面の「新規作成」ボタンを押下します - 入社予約情報の入力
表示された入力画面で、必要な項目を入力します - 登録完了
「登録」ボタンを押下すると、入社予約情報が登録されます
✅ 入社予約登録後のベストプラクティス
| 🔍 | データチェックの実行：入社予約登録後は必ずデータチェックを実行してライセンス数や所属情報を確認 |
| 📧 | メールアドレスの確認：登録するメールアドレスが有効なものか事前に確認 |
| 🏢 | 所属コードの確認：新しい世代に登録済みの部門コードを使用 |
| 📋 | 兼務部門の設定：兼務部門が必要な場合は世代切替後に設定することを忘れずに計画 |
🎯 まとめ
入社予約機能を活用することで、世代切替と同時に新入社員の情報をスムーズに反映できます。
🔑 成功のポイント
- 事前準備：入社予定者の情報を正確に収集し、Excelまたは個別登録で事前登録
- データチェック：登録後は必ずデータチェックを実行してライセンス数と所属情報を確認
- 兼務対応：兼務部門が必要な場合は世代切替後に対応することを計画に組み込む